Заработная плата и рабочий график

Кадровый учет в системе реализован посредством многофункционального документа «Приказ о кадровом изменении». Назначение данного документа – задание или изменение у каждого из сотрудников кадровых данных (фирма, место работы, должность), и условий труда (то есть - параметров, используемых при начислении заработной платы): график работы, количество ставок, действующие начисления и удержания и их суммы. В зависимости от выбранного вида приказа, документ «Приказ о кадровом изменении» может выполнять следующие функции: прием на работу, увольнение, кадровое перемещение и изменение условий труда.

Такая система дополняет модуль расчета заработной платы, т.к. фиксирует все изменения в условиях труда каждого сотрудника заведения.

Управление графиками работы сотрудников в рамках Трактиръ: Front-Office реализована возможность создания графиков работы по произвольному шаблону (пятидневка, два через два и др.), ручное редактирование созданного графика.

Для анализа планируемого рабочего времени доступен отчет "График работы сотрудников", в котором отражены планируемые данные согласно введенным графикам работы.

Гибкость системы расчета и выплаты зарплаты определяется созданием необходимого числа вариантов в справочнике «Начисления и удержания», который в свою очередь опирается на многоцелевой справочник «Показатели деятельности». Алгоритм расчета представляет собой выражение, составленное из идентификаторов показателей деятельности,  предопределенных переменных и функций,  связанных между собой символами арифметических операций и круглыми скобками. Получается своеобразный «калькулятор», который позволяет связать между собой реальные результаты деятельности компании с вознаграждением сотрудников.

Документ «Начисление зарплаты» выполняет завершающую операцию по начислению зарплаты сотрудникам за месяц. При этом по каждому сотруднику сводятся вместе: установленные для него начисления и удержания, баланс рабочего времени (то есть плановое рабочее время, которое берется из графиков работы и фактическое рабочее время, которое берется из табеля), производится расчет всех необходимых показателей деятельности и на их основании – расчет сумм начислений и удержаний, в соответствии с заданными для них алгоритмами.

Начисленная зарплата по каждому сотруднику накапливается в системе как долг перед контрагентом, указанным в карточке сотрудника и по его «Зарплатному договору». Она может быть выплачена любым принятым в заведении способом (например, расходными кассовыми ордерами либо платежными поручениями), с указанием данных контрагентов в качестве получателей. На основании проведенного документа «Начисление зарплаты» предусмотрен ввод документа «Ведомость выплаты заработной платы», что также позволяет упростить процесс выплаты и формирования платежных документов.

Полученные результаты можно наглядно показать сотрудникам в отчетах по начислениям и удержаниям, которые будут детализированы до вида и алгоритма расчета. Такая прозрачность и системность в процессах расчета и начисления зарплаты помогает не только минимизировать трудозатраты на этот процесс, но и повышает прозрачность начислений, что положительно влияет на мотивацию персонала заведения.

Каждому сотруднику, по которому будет производиться учет рабочего времени и начисление зарплаты, в системе фиксируется его режим работы (расписание), по дням и часам. Путем комбинации различных смен и порядка их чередования по дням, формируются графики работы, которые могут быть как «привязанные» к календарной неделе (пятидневка, шестидневка), так и произвольные («два через два», и пр.). В том числе, может быть указано несколько смен в течение одних суток, что позволяет учитывать различие условия оплаты (например, дневные и вечерние часы, оплачиваемые по разной ставке).
Упростить учет рабочего времени сотрудников помогает механизм «производственного календаря», который будет заполнен на основании данных о рабочем расписании сотрудников и нормативной информации об утвержденных праздниках и выходных днях. Это позволяет системе не только решать управленческие задачи по планированию загрузки сотрудников, но и отвечать основным требованиям кадрового делопроизводства.

Для регистрации фактически отработанного времени сотрудников, с учетом всех произведенных за месяц начислений и удержаний, по дням и часам используется документ «Табель учета рабочего времени». Данный документ; можно заполнить как вручную, так и автоматически, на основании графиков работы сотрудников или по документу «Отражение выполнения графика работы». Такой способ хорошо подходит для тех случаев, когда в графике работы сотрудников не было каких-либо существенных отклонений от плана. В ручном режиме в документе отображается табличная часть «Рабочее время по дням», которая содержит данные с точностью до каждого календарного дня, с указанием отработанного времени по каждому дню и по каждому виду использования рабочего времени сотрудника.

Передача данных о фактически отработанном времени в программу по расчету заработной платы и взаиморасчетам с сотрудниками. Документы «Фактическая выработка» выгружаются в Трактиръ: Head-Office и используются там как основание для расчета управленческой заработной платы сотрудникам.